Zaman Kaybetmeden Toplantıları Nasıl Daha Anlamlı Hale Getirirsiniz?

In: Genel


Göre Araştırma, çalışanların %37’si verimsiz toplantıları kuruluşlar için önemli bir kayıp olarak suçluyor. Sonuç olarak, 24 milyardan fazla üretken saat kaybediliyor. Toplantılar, bir çalışanın rutininin büyük bir kısmını alır, ancak aynı zamanda kaçınılmazdır.

Olabilecek en kötü şey, saatlerce süren tartışma ve beyin fırtınasından sonra eyleme geçirilebilir bir sonuç olmamasıdır. Sonuç olarak, şirket kaynakları ve verimli çalışan saatleri boşa harcanmaktadır.

Ekipleriniz arasındaki işbirliğini artırmak ve etkili kararlar almak için bir toplantı için bir yol haritanız olmalıdır.

Toplantılarınızı Daha Etkili Hale Getirecek Stratejiler

Ortalama olarak, bir toplantı sürer 12-13 dakika. Çoğu durumda, bu süre kilit noktaları tartışmak için yeterli değildir. Toplantı süresini artırmak, çalışanın verimliliğinin bir kısmını almak anlamına gelir.

Toplantıda harcanan her dakikanın faydalı bir sonuca sahip olduğundan emin olmalısınız. Yöneticiler ve liderler, etkili toplantılar yapmak için aşağıdaki toplantı stratejilerini kullanmalıdır.

  1. Toplantı için Hedefler ve Hedefler Oluşturun

Toplantıyı aramadan önceki ilk adım bir gündem oluşturmaktır. En iyisi, bir toplantıya neden ihtiyaç duyduğunuzu belirlemektir. Geçerli sebepler bulur bulmaz yeşil ışık yakıyorsunuz.

Toplantı ister görevlerin ilerlemesini ister şirket krizlerini tartışmak için olsun, önceden tanımlanmış hedefler ve toplantıdan ne elde etmek istediğinizi.

Yöneticiler ayrıca bir gündem oluşturabilir ve toplantı hedeflerinden sapmadan gerekli tüm hedefleri kapsayabilir. Toplantının gündemi kesinleştiğinde, seçilen katılımcılara dağıtın.

  1. İlgili Kişileri Davet Et

Toplantı katılımcıları iki gruba ayrılabilir. Hedeflere ulaşmaya doğrudan katkıda bulunanlar (yöneticiler ve ekip liderleri) ve ilgili veya katkıda bulunan taraflar (ekip üyeleri). Başka birinin varlığı gereksizdir.

Toplantı gündeminin “gelecekteki yatırımlar için bütçeleme” olduğunu varsayalım, yalnızca finans departmanının başkanını ve ekip üyelerini davet edin. Toplantı gündemiyle ilgisi olmayan diğer kişiler üçüncü çarktır.

Gereksiz katılımcılar zamanlarını boşa harcarlar. Gündem hakkında önceden bilgi sahibi değiller.

  1. Zihin Haritalama Araçlarını Kullanmak

Zihin haritalama, bir fikri tartışmak ve onunla ilgili yeni olasılıkları keşfetmek için etkili bir yöntemdir. İş toplantıları önemli ölçüde fayda sağlayabilir. zihin haritası oluşturucu. Yöneticiler, aşağıdaki avantajlar için zihin haritalama araçlarını kullanabilir

  • Yöneticiler ve liderler, toplantı için ilgi çekici sunumlar oluşturabilir. İzleyici katılımı, toplantıdan olumlu bir sonuç almak için çok önemlidir
  • PPT’lerle yapılan düzenli toplantılar, planı tartışmak için dakikalar hatta saatler alabilir. Zihin haritalama, uzun toplantıları hiçbir önemli ayrıntıyı kaçırmadan ve toplantı gündeminde kalmadan dakikalar içinde tamamlamanıza olanak tanır.
  • Zihin haritaları, görev atamayı sorunsuz hale getirir. Ekip üyeleri ve liderler, karmaşık açıklamalar olmadan sorumluluklarını bilebilir
  • Toplantılar zihin haritalama ile gündemi sıralı ve mantıklı bir yapıda tartışabilir
  1. Dikkat Dağınıklıkları/Rahatsızlıkları En Aza İndirin

Dikkat dağınıklığı azalmaya neden olur verimlilik. Toplantılar sırasında birçok faktör dikkatin dağılmasına neden olabilir, toplantı öncesi unsurları tespit edebilir ve önlem alabilir. Katılımcının zamanını boşa harcayabilecek dikkat dağıtıcı unsurları bulmak için toplantıdan önce test çalışmaları ve demolar gerçekleştirin.

Toplantıda internet bağlantınız, gücünüz veya diğer teknik hataların ortaya çıkma olasılığı vardır ve bunları düzeltmek oldukça zaman alabilir. Ayrıca, C düzeyindeki yöneticilerle veya CEO veya CFO gibi üst düzey yöneticilerle bir toplantınız olduğunda kötü bir imaj oluşturabilir.

  1. Zaman yönetimi

Zaman yönetimi katılımcılara değerli zaman kazandırmak için çok önemlidir. Ayrıca çalışanların üretkenliğini ve verimliliğini artırır. Ayrıca, organizasyon disiplininin bir parçası olarak, katılımcıların toplantı saatine uymasını sağlamak yöneticinin ve İK’nın sorumluluğundadır.

Vakit nakittir, yani zaman israfı organizasyona doğrudan zarar verir. Toplantının geç başlaması veya bitmesi, ekiplerin programını ve üretkenliğini tehlikeye atacaktır. İdeal yaklaşım, toplantı süresini minimumda tutmak ve zihin haritalama gibi araçları kullanarak verimli tutmaktır.

  1. Bir Moderatör Atayın

Olarak müdür zaten tonlarca başka işin var. İş yükünün toplantı kalitesini etkileme olasılığı vardır. Toplantı moderatörü olarak iyi liderlik becerilerine sahip birini bulabilirsiniz.

Moderatör, daha üretken olmanızı sağlayan gerekli gereksinimlerle toplantıyı zamanında etkili bir şekilde yürütebilir. Ancak moderatör etkili toplantıları nasıl yapacağını bilmeli ve gündemi takip etmesini sağlamalıdır.

Dijital Pazarlama Planını Alın

Yeni potansiyel müşterilerle stratejik bir ilişki kuran ve onları sadık, sürekli müşterilere dönüştüren bir Müşteri Değer Yolculuğu ile. Buraya Tıkla

Yöneticiler, katılımcılar için not oluşturmaya odaklanan bir not alıcı da atayabilir. Herkes sık sık not yazmadan toplantı gündemine odaklanabilir. Bittikten sonra toplantı gündemine fayda sağlamayacak ve dikkat dağınıklığını azaltacaktır.

  1. Soru-Cevap Oturumu Ayarlayın

Toplantı katılımcılarının birçoğunun bazı soruları veya soruları olacaktır. Ancak toplantı sırasında soru sormalarına izin vermek sık sık kesintilere neden olacak ve toplantı edepleri bozulacaktır.

Toplantı yönergelerinin bir Soru-Cevap oturumu için belirli bir zamanı olmalıdır. Zaman kazanmak ve toplantıyı daha anlamlı kılmak için genellikle ana noktalar tartışıldıktan sonra olur.

  1. Hedefe Ulaşıldığında Toplantıları Bitirin

Toplantıyı ne zaman bitireceğinizi bilmelisiniz. İstenen hedeflere ulaşılmazsa veya katılımcılar önemli içgörülere sahip değilse, bu bir zaman kaybıdır.

Diğer uygulamaların yanı sıra, katılımcılar gerekli bilgilere sahip olduğunda ve gündeme göre istenen toplantı hedeflerine ulaşıldığında toplantıyı tamamlamanız gerekir.

Daha Az Ama Etkili Toplantılar Yapın

Daha az toplantı yapın ve daha fazlasını başarın. Amacınız, organizasyonu olabildiğince verimli hale getirmek; toplantılar çok zaman alır.

Yukarıdaki uygulamaları takip ederek, maliyet ve zamandan tasarruf ederken toplantıyı gündemle ilgili tutabilirsiniz.


Bir cevap yazın

Ready to Grow Your Business?

We Serve our Clients’ Best Interests with the Best Marketing Solutions. Find out More

How Can We Help You?

Need to bounce off ideas for an upcoming project or digital campaign? Looking to transform your business with the implementation of full potential digital marketing?

For any career inquiries, please visit our careers page here.
[contact-form-7 404 "Bulunamadı"]