Kim, ne, ne zaman, neden ve nasıl? Gazetecilik öğrencileri, bir makalede en önemli bilginin ilk önce aktarılmasını sağlamak için bu soruları yanıtlamayı öğrenirler.

Pazarlamacılar, geçmişlerine bağlı olarak bu yapıya aşina olmayabilir. Gazetecilik okumuş biri olarak bile köklerimi unutmaktan suçluyum. Hepimiz bu ürünü veya hizmeti tanıtmaya çalışmakla meşgulüz. Ve tüm bu yoğunluk içinde, farklı seslerin söylenmesi gerekenler hakkında fikirlerini ifade etmesi nedeniyle odak kaybolabiliyor.

Ancak son birkaç yıldır pazarlama danışmanı olarak çalışırken soruların, özellikle de SSS belgesinin önemini hatırladım. Hepsi olmasa da birçok projenin başlangıç ​​noktası olan stratejik bir varlıktır. Bu aracı kendi avantajınıza kullanmanıza yardımcı olacak bazı SSS’lere bakalım.

SSS neden bu kadar önemli?

SSS’ler, iç ve dış iletişimlere rehberlik edecek önemli mesajların geliştirilmesinde etkilidir. SSS’leri ana kılavuz olarak düşünün. Tüm önemli noktaları sağlarlar ve şirketin ne söylemek istediğini ve bunun neden önemli olduğunu açıklarlar. Yönetici ekip arasında uyum ve tutarlılık yaratırlar. Bu daha sonra organizasyondaki her departmana yayılmalıdır.

SSS’ler ne zaman geliştirilmelidir?

Önemli mesajların geliştirilmesine ve/veya sağlamlaştırılmasına yardımcı olmak için herhangi bir iletişim veya pazarlama planına bir SSS dahil edilebilir. Aşağıdakileri yönetirken temel araçlardır:

• Birleşmeler ve satın almalar.
• Siber saldırılardan işten çıkarmalara kadar uzanan bir kriz.
• Şirket haberleri/basın bültenleri.
• Yeni ürün veya hizmet piyasaya sürülüyor.
• Kurumsal bir yeniden markalaşma.

Daha derine inin: Krizde pazarlamanın rolü nedir?

SSS’ler tüm izleyicilerle paylaşılmalı mı?

Hayır. SSS, belirli bir proje veya duruma ilişkin iletişim ve/veya pazarlama ve yönetim fonksiyonları arasında uyum sağlanmasını sağlayan stratejik bir araçtır. Sadece uygun gruplarla paylaşılmalıdır.

Birleşme ve Satın Alma faaliyetleriyle ilgili olarak kullanabileceğiniz bazı bilgiler şunlardır:

• Medya dahil her kitleye yönelik Genel SSS.
• Satın alan şirketin çalışanları için SSS.
• Hedef şirketin çalışanları için SSS.
• Satın alan şirketin müşterileri için SSS.
• Hedef şirketin müşterileri için SSS.
• Satın alan şirketin ortakları için SSS.
• Hedef şirketin ortakları için SSS.

Yöneticiler ve departman yöneticileri genellikle her SSS setini içeren bir ana belge alırlar. Bu onları herhangi bir iç veya dış hedef kitleden gelen sorularla ilgilenmeye hazırlar.

Satın alan ve hedef şirketlerin çalışanları genel SSS’leri ve bilmeleri gereken konulara değinenleri alır. SSS’ler, soruları yanıtlarken mümkün olduğunca şeffaf olmalı ve her hedef kitlenin benzersiz nüanslarını yansıtmalıdır.

SSS’lerin geliştirilmesine kimler dahil olmalıdır?

Proje veya durum, SSS’leri kimin geliştireceğini belirleyecektir. İletişim veya pazarlamadaki bir kişi genellikle belge sahibi olarak görev yapar ve ilgili dahili konu uzmanlarını dahil eder.

• Birleşme ve satın almalarda İK yoğun bir şekilde yer alıyor.
• Ürün lansmanlarında ürün yöneticisine güveniriz.
• Bir kriz durumunda hukuk departmanı her türlü bilgiyi kuruluş içinde veya dışında yayılmadan önce incelemelidir.

Daha derine inin: Etkili iletişimin 4 sırrı

SSS yazarken uygun işbirliğini nasıl sağlarsınız?

Bir SSS belgesi geliştirirken şunları belirlemek isteyeceksiniz:

• İlk taslak için ilgili bilgilerin toplanması için son tarih.
• Mevcut belgeler, kurum içi görüşmeler veya her ikisi yoluyla bilgi sağlayarak hangi KOBİ’lerin dahil edilmesi gerekmektedir?
• KOBİ’lerin birbirlerinin yorumlarını/düzenlemelerini görebilmesi için ilk taslakla ilgili geri bildirimleri nasıl toplayacaksınız (örneğin, Google Dokümanlar).
• Belirli yanıtlarla ilgili yorumları veya anlaşmazlıkları nasıl çözeceğiniz.
• Dışarıdan paydaşların katılımı gerekiyorsa (örneğin hukuk veya yatırımcılar).
• Nihai belgenin üretilmesi için son tarih.
• Nihai onaydan hangi KOBİ ve/veya yönetici sorumludur?
• Nihai belgeye kimin erişebileceği ve nasıl kullanılacağı.

SSS’ler nasıl kullanılmalı?

SSS belgesi, farklı türde iletişim ve pazarlama materyalleri oluşturmak için yararlı bir araçtır. Birleşme veya kriz gibi belirli durumlarda yardımcı olur ve aynı zamanda basın bültenleri, ürün bilgi formları, broşürler, videolar, müşteri iletişimleri ve daha fazlasını yazmak için de mükemmeldir.

Asıl amaç anlatmak istediğiniz hikayeyi anlamaktır. Ayrıca gerçekleri belgelemelisiniz. Bu, ortam ne olursa olsun doğruluk ve tutarlılığın sağlanmasına yardımcı olur.

Birleşme ve satın alma veya kriz durumunda, bir SSS belgesi yalnızca çalışanlar veya destek ekibiniz gibi belirli hedef kitlelerle paylaşılabilir. Müşteriler veya iş ortaklarıyla telefon görüşmeleri ve e-posta yoluyla paylaşılmak üzere belirli yanıtlar yazılabilir ve onaylanabilir ancak belge şirket dışında paylaşılmamalıdır.

“Gizli” veya “yalnızca şirket içi kullanım için” gibi uygun talimatları veya sınıflandırmaları eklediğinizden emin olun ve ayrıca belirlenen sözcülerinize, ön saflardaki yöneticilerinize ve destek personelinize onaylanmış konuşma konuları ve SSS’ler konusunda eğitim vermek için zaman ayırın.

SSS’ler hâlâ hem B2C hem de B2B web sitelerinde sıklıkla karşımıza çıkıyor. Müşteri hizmetlerini desteklerler ve arama motoru optimizasyonu (SEO) için kullanılırlar.

Daha derine inin: Karar felcini yenmek için 7 pazarlama stratejisi

Bir SSS belgesine dahil edilmesi gereken bazı önemli sorular nelerdir?

Konu veya durum, odaklanılacak soruları belirleyecektir. Üslerinizi kapsamaya yardımcı olmak için her zaman ChatGPT’yi sorgulayabilirsiniz. Bir şirket duyurusu için SSS belgesi oluştururken dikkate alınması gereken basit soruların bir listesini burada bulabilirsiniz.

• Neyi duyuruyoruz?
• Organizasyon için neden önemlidir?
• Çalışanlarımızı nasıl etkiliyor?
• Müşteriler için neden önemli?
• Ortaklarımız (yatırımcılar dahil) nasıl etkilenecek?
• Rakipler bilgiyi nasıl çarpıtmaya çalışabilir?
• Bir eylem çağrısı var mı?

Çinli filozof Konfüçyüs şöyle demiş: “Soru soran bir dakikalığına aptaldır, sormayan ise ömür boyu aptaldır.” Bu, soruların önemini ve sahip oldukları gücü özetlemektedir.

Pazarlamacılar olarak, mesajlarımıza odaklanmamıza veya yeniden odaklanmamıza yardımcı olması ve kitlelerimizin bakış açılarını dikkate aldığımızdan ve bilgi ihtiyaçlarını önceden tahmin ettiğimizden emin olmak için hedef kitlemizle empati kurmamıza yardımcı olması için SSS’leri kullanabiliriz.

Daha derine inin: Startup’ların neden basın bültenlerinden daha fazlasına ihtiyacı var?