Potansiyel müşteri dağıtımını yönetmek, kişileri A noktasından B noktasına taşımaktan daha fazlasıdır. Büyüyen işletmeler, özellikle de franchise’lar için her potansiyel müşterinin doğru kişiye doğru zamanda ulaşmasını sağlamakla ilgilidir. Ancak HubSpot’un standart müşteri adayı atama araçları genellikle karmaşık organizasyonlar için yetersiz kalır. Verimsiz potansiyel müşteri dağıtımının maliyetleri gerçektir: satış kaybı, hayal kırıklığına uğramış ekipler ve bodur büyüme.

Ancak bu şekilde olmak zorunda değil. Geleneksel yöntemlerin neden başarısız olduğunu ve özel çözümlerin karmaşık organizasyonlar için potansiyel müşteri dağıtımını nasıl dönüştürebileceğini keşfedelim.

Manuel Potansiyel Müşteri Dağıtımının Gizli Maliyetleri

HubSpot’taki geleneksel müşteri adayı ataması, bir kuruluşta dalga dalga yayılan darboğazlar yaratır. Yöneticiler bölgeler arasında adil dağıtımı sürdürmek için çabalarken, satış ekipleri değerli satış zamanlarını potansiyel müşterileri manuel olarak yönlendirerek boşa harcıyor. Franchise’lar için bu zorluklar farklı bölge ve zaman dilimlerinde katlanarak artıyor.

Sorunlar boşa harcanan zamandan daha derinlere uzanıyor. Satış temsilcileri doğal olarak “daha kolay” potansiyel müşterilere veya tanıdık bölgelere yönelerek eşitsiz iş yükleri ve kaçırılan fırsatlar yaratır. Otomatik kurallar olmadığında müşteri adaylarının yanıt süreleri büyük ölçüde farklılık gösterir. Bazı potansiyel müşteriler hemen ilgilenirken, diğerleri ilk temas için saatlerce veya günlerce bekler. Ekipler büyüdükçe bu verimsizlikler birleşerek operasyonları etkili bir şekilde ölçeklendirmeyi neredeyse imkansız hale getiriyor.

Standart Potansiyel Müşteri Dağıtım Araçları Neden Hedefi Kaçırıyor?

Kullanıma hazır HubSpot çözümleri basit senaryolar için iyi çalışır ancak franchise’lar ve çok konumlu işletmeler için başarısız olur. Gelişmiş bölge yönetimi yeteneklerinden yoksundurlar, karmaşık yönlendirme kriterlerini yönetemezler ve sınırlı raporlama görünürlüğü sunarlar. Buffalo potansiyel müşterileri coğrafi yakınlık nedeniyle Kanadalı satış temsilcileriyle buluştuğunda veya katı atama kuralları nedeniyle yüksek değerli fırsatlara dokunulmadığında, bu tür araçların yeterli olmadığı açıktır.

Ek olarak standart çözümler aşağıdaki sorunlarla da sorun yaşayabilir:

• Çok düzeyli bölge hiyerarşileri ve örtüşen hizmet alanları
• Özel yeterlilik kriterleriyle müşteri adayı puanlama entegrasyonu
• Uluslararası yönlendirme ve saat dilimi yönetimi
• Franchise’a özel raporlama ihtiyaçları ve performans takibi
• Ölçeklenebilir bölge güncellemeleri ve yönetimi
• Ekipler arasında gerçek zamanlı iş yükü dengeleme

Özel Potansiyel Müşteri Dağıtımının Gücü

Özel HubSpot müşteri adayı dağıtımı, teknolojiyi iş gerçekliğiyle uyumlu hale getirerek oyunu değiştiriyor. Akıllı yönlendirme kuralları, potansiyel müşterilerin bölge, sektör uzmanlığı, ürün bilgisi veya herhangi bir faktör kombinasyonuna göre en nitelikli temsilcilerle eşleşmesini sağlar. İş yükleri otomatik olarak dengelenir, yanıt süreleri saatlerden dakikalara düşer ve potansiyel müşteriler doğru ekip üyelerine daha hızlı ulaştıkça dönüşüm oranları artar. Örneğin şu senaryoyu düşünün: Bir müşteri adayı New York’ta bir web seminerine kaydolarak gelir. İş akışları yoluyla oluşturulan özel bir potansiyel müşteri dağıtım modeli, bu potansiyel müşterinin zaten bir müşteri olup olmadığını, işlerinin büyüklüğünü ve otomatik olarak bir şirketin ana kurumsal ofisine gitmeleri gerekip gerekmediğini kontrol edebilir. Aksi takdirde model, potansiyel müşteriyi uygun bir konuma göndermek için Google Haritalar API’sini kullanarak potansiyel müşterinin coğrafi konumunu kontrol edebilir. Buradan özelleştirilmiş mantığa dayalı olarak devam edebilir.

En önemlisi, özel sistemler işletmeler büyüdükçe ölçeklenir. Yeni bölgeler eklemek, yönlendirme kurallarını ayarlamak veya uluslararası alanda genişlemek, yeniden yapılanma yerine bir yapılandırma meselesi haline gelir. Gerçek zamanlı analizler potansiyel müşteri akışına ilişkin net bir görünürlük sağlayarak yöneticilerin dağıtım modellerini optimize etmesine ve satışları etkilemeden önce darboğazları belirlemesine yardımcı olur.

Sandler Eğitimi: Kurşun Dağıtımı Mükemmelliğinde Bir Vaka Çalışması

Sandler Eğitimi sıklıkla gördüğümüz bir zorlukla karşı karşıyaydı: üçüncü taraf lider dağıtım sistemi, genişleyen franchise ağına ayak uyduramıyordu. Basit bölge güncellemeleri geliştirici müdahalesini gerektiriyordu ve uygulanması haftalar sürüyordu. Uluslararası yönlendirme sürekli baş ağrısına neden oluyordu ve franchise’lar, ana hatlarına ilişkin görünürlükten yoksundu. Daha da kötüsü, sistem HubSpot’un dışında yaşıyordu ve potansiyel müşteri dağıtımı ile günlük operasyonlar arasında bir kopukluk yaratıyordu.

HubSpot’ta yerel bir öncü rotator oluşturduk tarafından desteklenmektedir SyncSmart’lar Portallar operasyonlarını gelişmiş iş akışı otomasyonu yoluyla dönüştüren ve özel nesneler. Sistem, özünde, her biri belirli mantık ve otomasyon adımlarıyla oluşturulmuş, birbirine bağlı yedi özel iş akışından yararlanır:

• Nitelik/Uygunluk: Potansiyel müşterileri doğrulamak için ayrıntılı kriterleri kullanır
• Dağıtım: Özel bölge eşleme mantığını kullanarak potansiyel müşterileri yönlendirir
• Atama: Özel müşteri adayı atama kayıtları oluşturur, franchise sahibi bildirimlerini yönetir ve yeni bir müşteri adayı atandığında franchise’ı bilgilendirir
• Yeniden dağıtım: Müşteri adayı etkileşimini takip eder ve franchise’ın etkileşime girmemesi durumunda müşteri adayını yeniden dağıtır
• Uluslararası Görev/Bildirim: Özel bir mantıkla global potansiyel müşteri yönlendirmeyi yönetir
• Hata Yönetimi/Bildirim: Dağıtım sorunlarını yakalar ve çözer
• Reddetme İşleme İş Akışı: Bölgeler eşleşmediğinde müşteri adayının yeniden atanmasını yönetir
• Çeşitli Bildirim İş Akışları: Doğru kişiye otomatik, uygun iletişim gönderir

Sistem, hassas müşteri dağıtımını sağlamak için birlikte çalışan çeşitli standart özel HubSpot nesneleri üzerine kurulmuştur. Bunlar şunları içerir:

• Bölge Nesnesi (Özel): Doğru dağıtım için bölgelerin tanımlanmasına yardımcı olmak amacıyla posta kodları, eyaletler ve ülkeler gibi ayrıntılı coğrafi verileri depolar
• Potansiyel Müşteri Atama Nesnesi (Özel): Bir müşteri adayının geçmiş atamaları hakkındaki bilgileri saklar
• İş Odak Alanı ve Bölge etiketlerine sahip Şirket Nesnesi: Şirket nesnesi franchise ayrıntılarını içerir ve iki etiket, franchise ilişkilerinin ve bölgelerinin yönetilmesine yardımcı olur
• İletişim Nesnesi: Rotasyona uygun potansiyel mağazalar

Bu özel öğeler birlikte:

• Posta kodlarını ve Google Haritalar’ı kullanarak bölgeleri tam doğrulukla haritalayın
• Potansiyel müşterileri birincil iş odak alanlarına ve ikincil kapsama alanlarına göre yönlendirin
• Takip faaliyetlerini otomatik olarak takip edin ve durgun potansiyel müşterileri yeniden dağıtın
• Kapsamlı performans ölçümleri ve hata takibi sağlayın
• Hem yurt içi hem de yurt dışı franchise operasyonlarını sorunsuz bir şekilde yönetin
• Basit HubSpot kayıt değişiklikleriyle basit bölge güncellemelerini etkinleştirin

Ve gerçekten de başarılıydı. Sonuçlar Sandler’in operasyonlarını aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde dönüştürdü:

• Bölge güncellemeleri artık haftalar yerine dakikalar sürüyor
• Müşteri adayı atama hataları, hassas yönlendirme kuralları sayesinde azaldı
• Franchise katılımı, otomatik bölge ilişkilendirmesiyle sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilir
• Otomatik takip, her potansiyel müşterinin zamanında ilgi görmesini sağlar
• Açık denetim yolları, sorun gidermeyi basit ve etkili hale getirir
• Ekipler her şeyi doğrudan HubSpot’ta yönetir

Bu iş akışı tabanlı yaklaşım sadece franchise’lar için de geçerli değildir. Karmaşık satış bölgelerine, birden fazla ürün grubuna veya uzman satış ekiplerine sahip şirketler, benzer iş akışı yapılarını uyarlayabilir. Aşağıdaki örnekleri göz önünde bulundurun:

• Üretim şirketleri potansiyel müşterileri ürün uzmanlığına ve bölgeye göre yönlendirebilir
• Finansal hizmet firmaları müşteri adaylarını hesap boyutuna ve hizmet türüne göre dağıtabilir
• Teknoloji şirketleri, çözümün karmaşıklığına ve bölgeye göre müşteri adayları atayabilir
• Sağlık hizmeti sağlayıcıları, sorguları uzmanlığa ve konuma göre yönlendirebilir

Geleceğe Hazır Bir Kurşun Dağıtım Sistemi Oluşturmak

Doğru müşteri dağıtım sistemi bugünün sorunlarını çözmekten fazlasını yapar; işletmenizi yarının büyümesine göre konumlandırır. İster bir avuç bölgeyi, ister yüzlerce franchise’ı, ister tamamen başka bir şeyi yönetiyor olun, özel HubSpot iş akışları operasyonları kolaylaştırabilir, dönüşüm oranlarını artırabilir ve başarınızı ölçeklendirebilir.

Sandler Training gibi işletmeler, potansiyel müşteri dağıtımını HubSpot’a getirerek, ihtiyaçlarınızı özelleştirerek ve dış bağımlılıkları ortadan kaldırarak karmaşık zorlukları çözebileceğinizi kanıtlıyor. Anahtar, düşünceli sistem tasarımında, derin HubSpot uzmanlığında ve operasyonel ihtiyaçların net bir şekilde anlaşılmasında yatmaktadır.

Bugün Uzmanlara Ulaşın

Kuruluşunuz müşteri adayı dağıtım zorluklarıyla mı mücadele ediyor? Lynton’daki ekibimiz, karmaşık iş gereksinimlerini kusursuz operasyonlara dönüştüren özel HubSpot çözümleri oluşturma konusunda uzmanlaşmıştır. Potansiyel müşteri dağıtım sürecinizi kolaylaştırmanıza ve ekibinizi ölçeklenebilir başarıya nasıl hazırlamanıza nasıl yardımcı olabileceğimizi konuşalım. İhtiyaçlarınıza uygun bir çözümü keşfetmek için bugün bizimle iletişime geçin.