Örneğin, belirli bir kişiden gelen tüm e-postaları filtrelemek için “Kimden” kutusunu kullanmak isteyebilirsiniz veya tamamı belirli bir konuyu içeren e-postaları gruplandırmak istiyorsanız “Konu” kutusunu bile kullanabilirsiniz.

Kendi gelen kutumu temizlemede, kişilere göre sıralayacağım ve ardından genellikle tanıdık konu satırlarına göre sıralayacağım.

Örneğin alışveriş sepetimden birisi alışveriş yaptığında bana gelen fatura bildirimlerinin hepsinin konu satırı aynı. Bunların hepsini aynı anda filtreleyerek, onları kolayca etiketleyebilirim (bununla ilgili aşağıdaki bölüme bakın) ve ardından onları gelen kutumdan arşivleyebilirim, böylece değerli, işlem yapılabilir alan kaplamazlar.

Parametrelerinizi ayarladıktan sonra “Bu aramayla filtre oluştur”u tıklayın.

Artık bu e-postalarla ne yapmak istediğinizi seçebilirsiniz.

Bunları okundu olarak işaretleyebilir, etiket uygulayabilir, silebilirsiniz vb. Ayrıca, “Eşleşen konuşmalara da filtre uygula” seçeneğinin yanındaki kutuyu tıklayarak söz konusu e-postanın tüm e-postaları üzerinde hızlı ve zahmetsiz bir şekilde toplu işlem gerçekleştirebilirsiniz. tip.

Oluşturduğunuz filtrelerin, gelen kutunuza ulaştıklarında gelecekteki tüm e-postalara uygulanacağını unutmayın; bu nedenle seçiminizi dikkatli yapın.

Yalnızca temizleme işlemi için filtreler oluşturmak istiyorsanız bu da sorun değil! Bunları kurup çalıştırın ve işiniz bittiğinde ve gelen kutunuz temizlendiğinde filtreleri silin. Yeni e-posta aldığınızda otomatik olarak çalıştırılmasını istediğiniz filtreleri yerinde tutun.

Geriye Kalanları İnceleyin

Artık e-postanızı arşivlediğinize, sildiğinize ve filtrelediğinize göre, geriye yalnızca işlenmesi gereken e-postalar kalacak. Bunun için 3. Adım olan Gelen Kutunuzu İşleme aşamasına geçeceğiz.

Bu adım, e-postalarınızı daha da azaltmak için ilk temizliğin hemen ardından kullanılabilir ve ardından gelen kutunuzu sıfırda tutmanıza yardımcı olmak için sürekli olarak günlük / günde iki kez bir prosedür olarak kullanılabilir.

Adım #3 – Gelen Kutunuzu İşleme

Artık gelen kutunuzu temizlediğinize göre, artık günlük bir işleme sistemi kurmanın ve temizlemenizden kalan e-postaları işlemenin zamanı geldi. Aşağıda, her gün gelen kutunuzu sıfıra indirmeme yardımcı olan bazı ipuçlarını bulacaksınız.

Kendi akışınıza neyin işe yaradığını eklemenizi ve elbette onu ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde değiştirmenizi tavsiye ederim. İşleme tarafında yaptığınız ve başkalarının yararlı bulabileceği bir şey varsa aşağıya bir yorum bırakın.

2 Dakika veya Daha Az Kuralı

David Allen, çok popüler olan kitabın yazarı İşleri Bitirmekkitabında hiç unutmadığım bir verimlilik kuralı yazmıştı. Onun fikri basitti: yapılacak işi / e-postayı / her ne ise, iki dakika veya daha kısa sürede yapabiliyorsanız, hemen yapın onu başka bir sisteme taşımadan (yani yapılacaklar listesi) veya herhangi bir işlem yapmadan boşta bırakmadan.

Bu kuralı her zaman e-posta gelen kutum için kullanıyorum. E-postamı okurken, iki dakika veya daha kısa sürede yanıt gerektiren herhangi bir e-postaya anında yanıt vereceğim. Bu benim için gerçekten önemli iki şey sağlıyor:

• Momentum yaratır – daha küçük işleri halletmeye başladığımda, günümün diğer yönlerine de yansıyan o muhteşem başarı hissini hissetmeye başlıyorum.

• Kolay dağınıklığı temizler – Yanıtlanması kolay e-postalardan kurtulmak, e-posta gelen kutuma baktığımda hissedebileceğim bunalmayı azaltır. Bu, e-postalarımdan tamamen kaçınma isteğimi azaltıyor.

Günde birkaç kez gelen kutunuza bakın ve yanıtınızı hazırlamanız iki dakika veya daha kısa sürecek tüm e-postaları yanıtlayın. İşiniz bittiğinde, onu gelen kutunuzdan arşivleyin ve arkanıza bakmayın.

E-postanızı Yapılacaklar Listelerine Taşıyın

Yanıtlaması kolay tüm e-postaları temizledikten sonraki işlem aşaması, e-postanızı taramak ve elinizden geleni yapılacaklar listesine taşımaktır. kullanıyorum Pazartesi.com Yapılacak işlerimi takip etmek için ama sizin için en kolay olan ve iş akışınızı tamamlayan herhangi bir aracı kullanabilirsiniz.

Şirketimizin proje yönetim aracı olan Pazartesi gününden itibaren kendi gelen kutumda çok sayıda e-posta alıyorum. Tipik olarak bu e-postalar, Pazartesi günü zaten var olan bir mesajın veya yapılacak işin bir yansımasıdır. E-postayı almak, yalnızca aracın içinde olduğuna dair bir bildirim / uyarıdır ve çoğu zaman benim tarafımdan işlem yapılmasını gerektirir.

Basitçe başka bir araçta bulunan bir eylem olan bu tür bir e-posta aldığımda, e-postayı gelen kutumda tutmama gerçekten gerek kalmıyor. Bunun yerine, araçtan bir e-posta aldığımda Monday.com’a girebilir, son tarihi ve diğer ilgili ayrıntıları ekleyebilir ve e-postayı arşivleyebilirim.